Gastronomie
Kassenführung und TSE in der veganen Gastronomie: Pflichten 2026
Fachversion
TSE, Belegausgabe, Mitteilungspflicht über ELSTER und Kassennachschau: Was gastronomische Betriebe 2026 beachten müssen – inklusive Stammdatenfallen bei Pflanzendrinks.
Fachversion
Keine Registrierkassenpflicht – aber strenge Pflichten beim elektronischen Kassieren
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zu elektronischen Registrierkassen besteht am 4. Oktober 2026 noch nicht. Eine offene Ladenkasse bleibt zulässig, erfordert aber ordnungsgemäße Einzelaufzeichnungen oder eine zulässige Ausnahme, täglich nachvollziehbare Kassenberichte und Kassensturzfähigkeit. Die Anforderungen des § 146a AO gelten für die von der Kassensicherungsverordnung erfassten elektronischen Aufzeichnungssysteme, nicht pauschal für jede Software mit Zahlungsdaten.
Technische Sicherheitseinrichtung und Belegausgabe
Elektronische Aufzeichnungssysteme sind seit 2020 mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen, die jeden Vorgang protokolliert und unveränderbar signiert. Verstöße gegen diese Systempflichten sind Steuergefährdungstatbestände und können nach § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4–6 AO mit Bußgeld bis zu 25.000 Euro geahndet werden – unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist. Ergänzend besteht die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO: Für jeden Geschäftsvorfall ist unmittelbar ein Beleg zu erstellen und dem Gast zur Verfügung zu stellen – auch elektronisch. Nicht aufrüstbare Altgeräte dürfen seit 2023 nicht mehr eingesetzt werden.
Mitteilungspflicht über Mein ELSTER
Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Aufzeichnungssysteme dem zuständigen Finanzamt elektronisch mitzuteilen – ausschließlich über Mein ELSTER beziehungsweise die ERiC-Schnittstelle; Mitteilungen in Papierform oder per E-Mail entfalten keine Wirkung. Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme lief die Frist am 31. Juli 2025 ab. Seither gilt: Anschaffung und Außerbetriebnahme sind jeweils innerhalb eines Monats mitzuteilen. Mitzuteilen sind sämtliche Systeme einer Betriebsstätte, einschließlich mobiler Zusatzkassen und Kassen-Apps; gemietete und geleaste Systeme stehen gekauften gleich. Ein Bußgeld sieht § 379 AO für die Verletzung der Mitteilungspflicht nicht vor; sie kann jedoch mit Zwangsmitteln nach §§ 328 ff. AO durchgesetzt werden, und eine unterlassene Mitteilung gilt als Risikoindiz, das Kassennachschauen und intensivere Betriebsprüfungen auslösen kann.
Kassennachschau und Verfahrensdokumentation
Die Kassennachschau nach § 146b AO erfolgt unangekündigt und während der üblichen Geschäftszeiten. Der Prüfer kann den Datenexport im Format DSFinV-K verlangen sowie einen Kassensturz durchführen. Erforderlich ist zudem eine aktuelle Verfahrensdokumentation, die Aufbau, Bedienung und Datenfluss des Kassensystems beschreibt und Bedienungsanleitungen, Programmier- und Stammdatenänderungen sowie TSE-Zertifikate umfasst. Alle Einzeldaten sind zehn Jahre maschinell auswertbar aufzubewahren; ein Ausdruck genügt nicht.
Besondere Fehlerquellen im veganen Betrieb
Seit der Umsatzsteuerreform zum 1. Januar 2026 entscheidet nicht mehr der Verzehrort, sondern die Unterscheidung zwischen Speisen (7 Prozent) und Getränken (19 Prozent) über den Steuersatz. Die Artikelstammdaten sind entsprechend umzustellen. Besondere Aufmerksamkeit verdienen Getränke mit Pflanzendrinks: Sie sind auch im Außer-Haus-Verkauf nicht begünstigt und daher durchgängig mit 19 Prozent anzulegen. Fehlerhafte Stammdaten wirken sich über sämtliche Umsätze eines Prüfungszeitraums aus und führen regelmäßig zu erheblichen Nachforderungen.
Ausblick: geplante Registrierkassenpflicht
Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf beschlossen. Er sieht eine Registrierkassenpflicht ab 1. Januar 2028 grundsätzlich für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz vor; bei nur gelegentlichen Bargeschäften und bestimmten Ausnahmen sollen Abweichungen gelten. Es handelt sich um einen Entwurf, nicht um bereits geltendes Recht. Prüfen Sie vor einer Investitionsentscheidung den Fortgang des Gesetzgebungsverfahrens und die schließlich verabschiedete Fassung.
Ob Ihre Kassenführung den Anforderungen genügt, lässt sich nur am konkreten System und an den tatsächlichen Abläufen beurteilen. Sprechen Sie uns an.
Rechtsgrundlagen und Quellen
Häufige Fragen
Besteht für gastronomische Betriebe eine Pflicht zum Einsatz einer elektronischen Kasse?
Nein. Eine allgemeine Registrierkassenpflicht besteht auch 2026 nicht. Die offene Ladenkasse bleibt zulässig, verlangt aber tägliche Kassenberichte und einen lückenlosen Kassensturznachweis. Wer sich für ein elektronisches System entscheidet, unterliegt vollumfänglich § 146a AO.
Welche Systeme sind von der Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO erfasst?
Grundsätzlich jedes elektronische Aufzeichnungssystem je Betriebsstelle – also auch Neben- und Mobilkassen sowie Kassen-Apps auf Tablets. Maßgeblich ist die tatsächliche Verwendung, nicht das Eigentum: Gemietete und geleaste Systeme sind ebenso mitzuteilen.
Was gilt bei Ausfall der TSE?
Dokumentieren Sie Ausfallzeitpunkt, Dauer und Ursache und veranlassen Sie die schnellstmögliche Behebung. Kennzeichnen Sie den TSE-Ausfall entsprechend den Verwaltungsregeln; die übrigen Aufzeichnungs- und Belegpflichten bleiben bestehen. Eine Herstellerbestätigung ist nicht pauschal gesetzliche Voraussetzung der Fortführung.
Herausgegeben von
Steuerkanzlei KANIA
Steuerberatung für Unternehmen, Selbstständige, Privatpersonen und Organisationen – in Neumarkt und deutschlandweit.
Stand: 4. Oktober 2026
Weiterlesen
Einordnung statt Informationsflut
Was bedeutet das im konkreten Fall?
Die Rechtslage wirkt sich je nach Betrieb, Rechtsform und Abläufen unterschiedlich aus. Dieser Beitrag gibt eine erste Orientierung, ersetzt aber keine individuelle steuerliche Prüfung.
Erstgespräch anfragen