Betriebsprüfung: Prüfungsanordnung, Datenzugriff, § 200a AO und die Neuregelungen seit 2025

Zulässigkeit und Prüfungsanordnung

Bei Gewerbetreibenden, Freiberuflern und Land- und Forstwirten ist eine Außenprüfung nach § 193 Abs. 1 AO ohne besonderen Anlass zulässig; die Auswahl liegt im Ermessen der Finanzverwaltung, gesteuert durch Größenklassen (Groß-, Mittel-, Klein- und Kleinstbetriebe) und Risikomanagement. Die Prüfungsanordnung nach § 196 AO ist ein Verwaltungsakt, der Prüfungsumfang, Steuerarten und Zeiträume festlegt und mit Einspruch angreifbar ist. Sie soll dem Steuerpflichtigen mit angemessener Frist, in der Regel zwei Wochen, bei Großbetrieben vier Wochen, vor Prüfungsbeginn bekanntgegeben werden; eine Verlegung aus wichtigem Grund ist möglich. Der Prüfungszeitraum umfasst bei Klein- und Mittelbetrieben regelmäßig drei Besteuerungszeiträume. Mit Bekanntgabe der Anordnung ist die strafbefreiende Selbstanzeige für den angeordneten Umfang nach § 371 Abs. 2 Nr. 1 Buchst. a AO gesperrt; eine Berichtigung nach § 153 AO bleibt möglich und geboten.

Neuregelungen für ab 2025 entstehende Steuern

Für die Modernisierung der Außenprüfung gelten differenzierte Übergangsregeln nach Art. 97 § 37 EGAO. Die neue Fünfjahresregel des § 171 Abs. 4 AO betrifft grundsätzlich Steuern, die nach dem 31. Dezember 2024 entstehen; gesetzliche Verlängerungen und Ausnahmen bleiben möglich. Ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO kann frühestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ergehen. Die Erfüllungsfrist beträgt grundsätzlich einen Monat und kann im Einzelfall verlängert werden. Bei unentschuldbarer Verzögerung kommen 75 Euro je vollem Kalendertag für höchstens 150 Tage sowie unter weiteren Voraussetzungen ein Zuschlag in Betracht. Teilabschlussbescheide nach § 180 Abs. 1a AO ermöglichen verbindliche Feststellungen zu abgrenzbaren Sachverhalten; ein Antrag setzt ein erhebliches Interesse voraus.

Datenzugriff und GoBD

Nach § 147 Abs. 6 AO hat die Prüfung drei Zugriffswege: unmittelbaren Lesezugriff auf das Buchhaltungssystem (Z1), mittelbaren Zugriff über Auswertungen durch den Steuerpflichtigen (Z2) und Datenüberlassung auf Datenträger oder über Schnittstellen (Z3), seit 2025 auch mit der Maßgabe, dass die Daten in ein Auswertungsprogramm der Finanzverwaltung eingespielt werden können. Der Zugriff erstreckt sich auf alle aufzeichnungspflichtigen Daten einschließlich Vor- und Nebensystemen: Kassen (DSFinV-K), Warenwirtschaft, Shop- und Marktplatzschnittstellen, Zeiterfassung, Zahlungsdienstleister. Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, unter anderem geändert am 14. Juli 2025) verlangen Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, zeitgerechte Erfassung und eine Verfahrensdokumentation, aus der ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit den Ablauf von Belegeingang bis Archivierung nachvollziehen kann. Eine fehlende Verfahrensdokumentation führt nicht automatisch zur Verwerfung der Buchführung. Entscheidend sind die Nachvollziehbarkeit und die sachliche Bedeutung der Mängel; § 162 AO setzt eine gesetzliche Schätzungsbefugnis voraus. Aufbewahrungsfristen: Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz für Belege, deren Frist am 1.1.2025 noch nicht abgelaufen war), Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre; E-Rechnungen sind im strukturierten Ursprungsformat aufzubewahren.

Ablauf, Schlussbesprechung, Bericht

Während der Prüfung bestehen Mitwirkungspflichten nach § 200 AO. Die Schlussbesprechung nach § 201 AO dient der Erörterung der Feststellungen. Tatsächliche Verständigungen können bei schwer aufklärbaren Sachverhalten zulässig sein; Rechtsfragen stehen nicht zur freien Vereinbarung. Der Prüfungsbericht nach § 202 AO ist kein Verwaltungsakt. Rechtsbehelfe richten sich regelmäßig gegen die anschließend geänderten Bescheide. § 173 Abs. 2 AO beschränkt speziell Änderungen wegen neuer Tatsachen nach einer Außenprüfung; andere Korrekturvorschriften bleiben anwendbar. Nachzahlungszinsen nach § 233a AO betragen 0,15 Prozent je vollem Monat. Der reguläre Zinslauf beginnt nach 15 Monaten; für bestimmte ältere Veranlagungszeiträume gelten verlängerte Karenzzeiten.

Abgrenzung: Nachschauen

Kassen-Nachschau (§ 146b AO), Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG) und Lohnsteuer-Nachschau (§ 42g EStG) sind keine Außenprüfungen: Sie erfolgen ohne Anordnung und Vorankündigung während der Geschäftszeiten, lösen keine Ablaufhemmung und keine Änderungssperre aus, können aber ohne vorherige Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung übergehen.

Typische Fehlerquellen

Fehlende oder veraltete Verfahrensdokumentation; nicht exportfähige Daten aus Shop- und Kassensystemen; Privatkonten mit betrieblichen Buchungen; Verrechnungskonten zu Marktplätzen ohne Abstimmung; unvollständige Fahrtenbücher; Bewirtungsbelege ohne Anlass und Teilnehmer; und die Annahme, ein kooperatives Verhalten ersetze die fristgerechte Reaktion auf ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen.

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Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 200a AO
• § 171 AO