Betriebsprüfung: Was auf Sie zukommt und wie Sie sich vorbereiten

Die kurze Antwort

Eine Betriebsprüfung ist kein Verdacht, sondern Routine: Das Finanzamt darf jeden Betrieb ohne Anlass prüfen. Sie wird schriftlich angekündigt, dauert bei kleinen Betrieben meist einige Tage bis Wochen und umfasst in der Regel drei Jahre. Wer seine Buchhaltung digital sauber führt und alle Daten exportieren kann, hat wenig zu befürchten. Wer Belege sucht und Kassendaten nicht liefern kann, riskiert Schätzungen.

So läuft es ab

Die Prüfungsanordnung nennt Steuerarten, Zeiträume und den geplanten Beginn. Sie soll mit angemessenem Vorlauf bekanntgegeben werden; bei kleineren Betrieben gelten regelmäßig zwei Wochen als Orientierung. Eine Verlegung aus wichtigem Grund können Sie beantragen. Anschließend werden die Unterlagen geprüft, Feststellungen besprochen und gegebenenfalls Steuerbescheide geändert.

Was seit 2025 neu ist

Die modernisierten Regeln sollen Prüfungen beschleunigen. Die Fünfjahresregel zur Verjährungshemmung gilt grundsätzlich für Steuern ab 2025, enthält aber Ausnahmen und Verlängerungsmöglichkeiten. Sie ist keine Garantie, dass nach fünf Jahren jede Prüfung erledigt ist. Bei einem qualifizierten Mitwirkungsverlangen müssen Sie innerhalb der gesetzten Frist reagieren. Bei unentschuldbarer Verzögerung können 75 Euro täglich für höchstens 150 Tage anfallen. Einzelne abgrenzbare Punkte können unter Voraussetzungen bereits während der Prüfung verbindlich abgeschlossen werden.

Digitale Buchhaltung: Ihr bester Schutz

Der Prüfer hat drei Zugriffswege: Er schaut selbst ins System, Sie werten für ihn aus, oder Sie geben ihm die Daten als Datei. Alle drei setzen voraus, dass Ihre Systeme exportieren können – Kasse, Shop, Amazon-Abrechnungen, Zeiterfassung. Dazu verlangt das Finanzamt eine Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, wie Belege bei Ihnen entstehen, gebucht und archiviert werden. Sie muss nicht lang sein, aber sie muss existieren. Buchungsbelege bewahren Sie acht Jahre auf, Jahresabschlüsse zehn Jahre, E-Rechnungen im Originalformat.

Ihre Rechte

Sie können gegen die Prüfungsanordnung Einspruch einlegen, eine Terminverlegung beantragen und sich vertreten lassen. Auch ein anderer Prüfungsort kann beantragt werden; ein Anspruch auf Durchführung in der Kanzlei besteht nicht in jedem Fall. Vor wichtigen Erklärungen oder Vereinbarungen sollten wir die rechtlichen Folgen gemeinsam prüfen.

Der häufigste Fehler

In bargeldintensiven Betrieben sind Kassenaufzeichnungen besonders wichtig. Bei Onlinehändlern müssen Plattformabrechnungen und Verrechnungskonten nachvollziehbar abgestimmt sein. Einzelne Mängel machen nicht automatisch die gesamte Buchführung unbrauchbar. Erhebliche, steuerlich relevante Lücken können aber eine Schätzung rechtfertigen.

Wenn die Prüfungsanordnung im Briefkasten liegt, ist der richtige Zeitpunkt für einen Anruf – nicht erst beim Schlussgespräch. Sprechen Sie uns gern an.

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 200a AO
• § 171 AO