Mitarbeiterverpflegung in der veganen Gastronomie: Sachbezugswerte 2026

Personalessen ist Arbeitslohn – bewertet mit amtlichen Sachbezugswerten

Arbeitstägliche unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten an Arbeitnehmer können Arbeitslohn als Sachbezug sein. Für 2026 gelten amtliche Werte von 2,37 Euro für Frühstück und je 4,57 Euro für Mittag- beziehungsweise Abendessen, zusammen 11,50 Euro täglich beziehungsweise 345 Euro monatlich bei Vollverpflegung. Die Zuordnung hängt von der konkreten Mahlzeitengestellung ab. Die 60-Euro-Grenze betrifft insbesondere übliche Mahlzeiten im Rahmen beruflicher Auswärtstätigkeiten und ist keine pauschale Voraussetzung für jede arbeitstägliche Personalmahlzeit.

Zuzahlungen mindern den geldwerten Vorteil

Zahlt der Arbeitnehmer für die Mahlzeit, ist nur die Differenz zwischen Sachbezugswert und Zuzahlung anzusetzen. Zahlt er mindestens den Sachbezugswert – 2026 also 4,57 Euro für ein Mittagessen –, entsteht kein geldwerter Vorteil und die Mahlzeit bleibt lohnsteuer- und beitragsfrei. Viele Betriebe setzen die Personalverpflegung deshalb bewusst mit einer Zuzahlung in Höhe des Sachbezugswerts auf; das vermeidet Lohnversteuerung und Dokumentationsaufwand in der Entgeltabrechnung weitgehend.

Pauschalversteuerung als Alternative

Für mit dem Sachbezugswert bewertete arbeitstägliche Mahlzeiten kommt unter den Voraussetzungen des § 40 Abs. 2 EStG eine Pauschalierung mit 25 Prozent infrage, insbesondere wenn sie nicht als vereinbarter Lohnbestandteil geschuldet sind. Hinzu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Die sozialversicherungsrechtliche Beitragsfreiheit setzt eine ordnungsgemäße, rechtzeitige Behandlung nach der SvEV voraus. Steuer- und Beitragsfolgen sind daher gemeinsam einzurichten.

Aufmerksamkeiten bleiben außen vor

Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich überlässt – Kaffee, Tee, Wasser, Obst, kleine Snacks –, sind bloße Aufmerksamkeiten und kein Arbeitslohn. Für vegane Betriebe heißt das: Der Cappuccino mit Haferdrink für das Team ist lohnsteuerlich unbeachtlich. Die Grenze ist erreicht, wenn aus Getränken und Snacks eine vollwertige Mahlzeit wird – dann gelten wieder die Sachbezugswerte.

Umsatzsteuer nicht vergessen

Die Umsatzsteuer bei Personalverpflegung ist getrennt von der Lohnsteuer zu prüfen. Entgeltliche Abgaben und unentgeltliche Wertabgaben unterliegen unterschiedlichen Voraussetzungen; Vorsteuerberechtigung, Aufmerksamkeiten und überwiegendes betriebliches Interesse können relevant sein. Der amtliche Sachbezugswert kann nach den Verwaltungsregeln eine Bewertungsvereinfachung sein. Seit 2026 sind begünstigte Speisen als Restaurantleistung grundsätzlich mit 7 Prozent, Getränke mit 19 Prozent zu beurteilen. Eine lohnsteuerlich ausreichende Zuzahlung beseitigt nicht automatisch die Umsatzsteuer.

Typische Konstellation im veganen Familienbetrieb

Arbeiten Familienangehörige im Betrieb mit, gelten für sie als Arbeitnehmer dieselben Sachbezugswerte. Wird dagegen die Familie mitverpflegt, ohne dass ein Arbeitsverhältnis besteht, liegt eine Entnahme vor, die als unentgeltliche Wertabgabe der Umsatzsteuer unterliegt und einkommensteuerlich den Gewinn erhöht. Die Abgrenzung sollte dokumentiert sein.

Wie Personalverpflegung in Ihrem Betrieb lohnsteuerlich und umsatzsteuerlich sauber abgebildet wird, hängt von Ihren Abläufen ab. Sprechen Sie uns an.

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 2 SvEV
• § 40 EStG