Gastronomie
Kostenloses Essen fürs Team: Was gilt steuerlich?
Einfach erklärt
Wenn Ihr Team kostenlos mitisst, will das Finanzamt mitreden: die Pauschalwerte 2026, der Trick mit der Zuzahlung und was bei Kaffee und Snacks gilt.
Einfach erklärt
Die kurze Antwort
Isst Ihr Team kostenlos mit, ist das steuerlich Lohn – aber nicht zum Speisekartenpreis, sondern zu amtlichen Pauschalwerten: 2026 sind das 4,57 Euro pro Mittag- oder Abendessen. Und es gibt einfache Wege, das sauber und günstig zu regeln.
Warum das Finanzamt mitisst
Ein kostenloses Essen ist ein Vorteil, den Ihre Mitarbeitenden vom Betrieb bekommen – genau wie Gehalt. Damit nicht jedes Gericht einzeln bewertet werden muss, gibt es feste Werte: 2,37 Euro fürs Frühstück, je 4,57 Euro für Mittag- und Abendessen. Egal ob Linsencurry oder aufwendiges Tagesgericht – der Wert ist immer gleich.
Der einfachste Weg: kleine Zuzahlung
Zahlt Ihr Team mindestens den maßgeblichen Sachbezugswert, bleibt grundsätzlich kein lohnsteuerlicher Vorteil. Die Umsatzsteuer müssen Sie trotzdem gesondert prüfen. Alternativ kann eine 25-Prozent-Pauschalierung unter den gesetzlichen Voraussetzungen möglich sein. Beitragsfreiheit setzt eine ordnungsgemäße und rechtzeitige Abrechnung voraus; sie entsteht nicht allein durch eine mündlich vereinbarte Steuerübernahme.
Was komplett steuerfrei bleibt
Kaffee, Tee, Wasser, Obst und kleine Snacks für das Team sind sogenannte Aufmerksamkeiten – kein Lohn, keine Steuer. Der Haferdrink-Cappuccino zwischendurch ist also kein Thema. Erst wenn daraus eine richtige Mahlzeit wird, gelten wieder die Pauschalwerte.
Nicht vergessen: die Umsatzsteuer
Personalverpflegung ist auch umsatzsteuerlich zu prüfen. Ob eine entgeltliche Leistung oder unentgeltliche Wertabgabe vorliegt und welche Bewertung zulässig ist, hängt von der Gestaltung und Vorsteuerberechtigung ab. Die Lohnsteuerwerte dürfen Sie nicht ungeprüft übernehmen. Erfassen Sie den Vorgang gesondert; eine Zuzahlung von 4,57 Euro beseitigt nicht automatisch jede Steuerfolge.
Familie im Betrieb
Arbeiten Familienmitglieder angestellt mit, gelten für sie dieselben Regeln wie für alle anderen. Isst die Familie mit, ohne im Betrieb zu arbeiten, ist das eine Privatentnahme – die muss separat erfasst und versteuert werden.
Wie Sie das Personalessen in Ihrem Betrieb am einfachsten regeln – Zuzahlung, Pauschale oder Mischung –, hängt von Ihrem Team und Ihren Abläufen ab. Sprechen Sie uns gern für ein Erstgespräch an.
Rechtsgrundlagen und Quellen
Häufige Fragen
Muss ich das kostenlose Personalessen wirklich versteuern?
Ja – aber nicht zum Verkaufspreis, sondern mit dem amtlichen Wert: 2026 sind das 4,57 Euro pro Mittag- oder Abendessen. Dieser Betrag gilt als Lohn und muss versteuert werden, wenn Ihr Team nichts zuzahlt.
Wie vermeide ich einen lohnsteuerlichen Vorteil?
Eine Zuzahlung mindestens in Höhe des maßgeblichen Sachbezugswerts kann den lohnsteuerlichen Vorteil ausgleichen. Alternativ kommt unter Voraussetzungen eine Pauschalierung infrage. Umsatzsteuer und Sozialversicherung müssen Sie gesondert prüfen.
Sind Kaffee und Snacks für mein Team auch steuerpflichtig?
Nein. Kaffee, Tee, Wasser und Obst für das Team zählen als Aufmerksamkeit und bleiben komplett steuerfrei – auch der Haferdrink-Cappuccino.
Herausgegeben von
Steuerkanzlei KANIA
Steuerberatung für Unternehmen, Selbstständige, Privatpersonen und Organisationen – in Neumarkt und deutschlandweit.
Stand: 4. Oktober 2026
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Einordnung statt Informationsflut
Was bedeutet das im konkreten Fall?
Die Rechtslage wirkt sich je nach Betrieb, Rechtsform und Abläufen unterschiedlich aus. Dieser Beitrag gibt eine erste Orientierung, ersetzt aber keine individuelle steuerliche Prüfung.
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