Rechnungen: Pflichtangaben nach § 14 UStG, Berichtigung, E-Rechnung

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Eine ordnungsgemäße Rechnung enthält: vollständigen Namen und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung, Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen und Befreiungen aufgeschlüsselte Entgelt, im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder den Hinweis auf die Steuerbefreiung. In besonderen Fällen treten Zusatzangaben nach § 14a UStG hinzu – etwa der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder die Angabe der USt-IdNr. beider Beteiligter bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.

Kleinbetragsrechnungen und Gutschriften

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto genügen grundsätzlich die reduzierten Angaben des § 33 UStDV ohne Empfängerbezeichnung. Die Erleichterung gilt jedoch nicht für die dort ausgeschlossenen Fälle, etwa Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen. Rechnet der Leistungsempfänger ab (Gutschrift), ist die Bezeichnung als „Gutschrift“ Pflichtangabe; die Abrechnung wirkt nur, wenn Sie nicht widersprochen wird.

Vorsteuerabzug und Rechnungsberichtigung

Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG setzt den Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung voraus. Fehlerhafte Rechnungen können berichtigt werden; unter den von der Rechtsprechung entwickelten Voraussetzungen wirkt die Berichtigung auf den ursprünglichen Abzugszeitpunkt zurück, sofern die Ursprungsrechnung Mindestangaben zu Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und ausgewiesener Steuer enthielt. Ein unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis führt zur Steuerschuld nach § 14c UStG.

Obligatorische E-Rechnung

Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung bei den erfassten inländischen B2B-Umsätzen gelten Übergänge: bis Ende 2026 Papier oder mit Zustimmung sonstige elektronische Formate; bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Eine weitere Übergangsregel betrifft bestimmte EDI-Verfahren. Nach Ende der Übergänge bleiben gesetzliche Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen beziehungsweise Profile können die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Der strukturierte Teil ist unverändert im Ursprungsformat aufzubewahren; ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.

Typische Fehlerquellen

Wiederkehrend fallen auf: fehlender Leistungszeitpunkt, unpräzise Leistungsbeschreibungen („Beratungsleistung“ ohne nähere Angaben), fehlende Pflichthinweise bei Reverse-Charge-Sachverhalten, nicht geprüfte Eingangsrechnungen mit Folgen erst in der Betriebsprüfung sowie als „E-Rechnung“ behandelte einfache PDF-Dateien ohne strukturierten Datensatz.

Ob Ihre Rechnungsprozesse und Ihre E-Rechnungs-Archivierung den Anforderungen genügen, prüfen wir gern. Sprechen Sie uns an.

Rechtsgrundlagen und Quellen

• BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
• § 14 UStG