Allgemein
Rechnung schreiben: Pflichtangaben und E-Rechnung
Einfach erklärt
Welche Angaben auf jede Rechnung gehören, wann die Kleinbetragsregel greift und in welchen Stufen die E-Rechnung Pflicht wird.
Einfach erklärt
Die kurze Antwort
Eine Rechnung braucht bestimmte Pflichtangaben, damit Ihr Kunde die Vorsteuer ziehen kann – und Sie bei Ihren Eingangsrechnungen ebenso. Fehlt etwas, ist der Vorsteuerabzug in Gefahr. Parallel läuft die Umstellung auf die E-Rechnung: Empfangen können muss sie heute jedes Unternehmen, das Ausstellen wird stufenweise Pflicht.
Die Pflichtangaben im Überblick
Auf eine vollständige Rechnung gehören: Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Klingt viel, ist aber in jeder Buchhaltungssoftware als Vorlage hinterlegt.
Erleichterung für Kleinbeträge
Bis 250 Euro brutto reicht die Kleinbetragsrechnung: Aussteller, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz genügen. Der Kassenbon vom Großmarkt fällt genau in diese Kategorie – aufbewahren müssen Sie ihn trotzdem.
E-Rechnung: die Stufen
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Bei den erfassten B2B-Umsätzen dürfen Sie bis Ende 2026 Papier oder mit Zustimmung des Empfängers einfache PDF-Rechnungen verwenden. Bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz reicht diese Übergangsfrist bis Ende 2027. Auch danach bleiben gesetzliche Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 Euro. Verwenden Sie geeignete strukturierte Formate und archivieren Sie die Originaldaten.
Der häufigste Fehler
Eingangsrechnungen werden bezahlt und abgeheftet, ohne die Angaben zu prüfen. Fällt der Fehler erst in der Betriebsprüfung auf, ist der Vorsteuerabzug erst einmal weg – und der Lieferant von damals vielleicht nicht mehr erreichbar. Prüfen Sie große Eingangsrechnungen direkt bei Erhalt und fordern Sie Korrekturen sofort an.
Wie Sie Ihre Rechnungsprozesse und die E-Rechnungs-Umstellung sauber aufsetzen, klären wir gern in einem Erstgespräch.
Rechtsgrundlagen und Quellen
Häufige Fragen
Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung?
Ohne ordnungsgemäße Rechnung kein Vorsteuerabzug – das Finanzamt streicht Ihnen den Abzug, bis eine korrigierte Rechnung vorliegt. Bitten Sie deshalb bei fehlerhaften Eingangsrechnungen immer um Berichtigung.
Was gilt für kleine Beträge?
Bis 250 Euro brutto gelten Erleichterungen: Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz genügen – Ihre Angaben als Empfänger sind nicht nötig.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. E-Rechnung heißt strukturiertes elektronisches Format, etwa XRechnung oder ZUGFeRD – empfangen können müssen Sie solche Rechnungen schon heute.
Herausgegeben von
Steuerkanzlei KANIA
Steuerberatung für Unternehmen, Selbstständige, Privatpersonen und Organisationen – in Neumarkt und deutschlandweit.
Stand: 4. Oktober 2026
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Einordnung statt Informationsflut
Was bedeutet das im konkreten Fall?
Die Rechtslage wirkt sich je nach Betrieb, Rechtsform und Abläufen unterschiedlich aus. Dieser Beitrag gibt eine erste Orientierung, ersetzt aber keine individuelle steuerliche Prüfung.
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