Allgemein
Reisekosten: Pauschalen, Fahrt und Hotel richtig absetzen
Einfach erklärt
14 oder 28 Euro Verpflegungspauschale, 30 Cent je Kilometer, Hotel mit Beleg: wie Reisekosten funktionieren – und welche Pauschalen oft verschenkt werden.
Einfach erklärt
Die kurze Antwort
Sind Sie betrieblich unterwegs – beim Kunden, auf der Messe, bei der Fortbildung –, können Sie Fahrt, Übernachtung und Verpflegung absetzen. Für die Verpflegung gibt es feste Pauschalen ohne Belege, für Fahrt und Hotel zählen die tatsächlichen Kosten.
Die Verpflegungspauschalen
Für inländische Auswärtstätigkeiten gelten grundsätzlich 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit, 28 Euro bei 24 Stunden und je 14 Euro für An- und Abreisetage mit auswärtiger Übernachtung. Sie brauchen dafür keine Essensbelege, aber Nachweise zu Anlass und Dauer. Bei Tätigkeit am selben Ort an mindestens drei Tagen pro Woche gilt grundsätzlich eine Dreimonatsfrist; nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen kann sie neu beginnen.
Fahrt und Übernachtung
Bei einem privaten Pkw können Sie grundsätzlich 30 Cent je gefahrenem Kilometer oder nachgewiesene tatsächliche Kosten ansetzen. Für ein bereits betrieblich erfasstes Fahrzeug dürfen Sie die Kosten nicht zusätzlich mit einer Kilometerpauschale doppelt abziehen. Bahn, Flug, Taxi und Hotel erfordern einen betrieblichen Bezug und Belege. Gestellte Mahlzeiten können die Verpflegungspauschale mindern; die Regeln unterscheiden sich nach Arbeitnehmer- und Unternehmerkonstellation.
Was keine Reise ist
Fahrten zwischen Wohnung und Ihrem festen Betrieb sind keine Reisekosten – dafür gilt nur die Entfernungspauschale. Reisekosten beginnen erst bei auswärtiger Tätigkeit. Wer überwiegend beim Kunden oder auf Wochenmärkten arbeitet, sollte einmal sauber klären, wo steuerlich die „erste Betriebsstätte“ liegt – davon hängt viel ab.
Der häufigste Fehler
Verpflegungspauschalen werden schlicht vergessen, weil keine Belege da sind – dabei sind sie gerade belegfrei. Wer viel unterwegs ist, verschenkt so übers Jahr mehrere hundert Euro. Halten Sie Datum, Ziel, Anlass und Abwesenheitsdauer formlos fest – das genügt als Nachweis.
Wie Sie Reisekosten in Ihrem Betrieb einfach und prüfungssicher erfassen, klären wir gern in einem Erstgespräch.
Rechtsgrundlagen und Quellen
Häufige Fragen
Wie viel bekomme ich fürs Essen unterwegs?
Bei mehr als acht Stunden auswärts gibt es 14 Euro pauschal, bei 24 Stunden 28 Euro – unabhängig davon, was Sie tatsächlich ausgeben. Belege fürs Essen brauchen Sie dafür nicht.
Kann ich Fahrtkosten zusätzlich absetzen?
Bei einer betrieblichen Auswärtstätigkeit grundsätzlich ja. Für einen privaten Pkw kommen 30 Cent je gefahrenem Kilometer oder nachgewiesene Kosten infrage. Bereits erfasste Kosten eines betrieblichen Pkw dürfen Sie nicht doppelt abziehen.
Kann ich eine Hotelrechnung komplett absetzen?
Betrieblich veranlasste Übernachtungskosten können Sie mit Rechnung abziehen. Enthaltene Verpflegung und gestellte Mahlzeiten sind gesondert zu prüfen. Die Verpflegungspauschale ist nicht in jeder Konstellation unverändert abziehbar.
Herausgegeben von
Steuerkanzlei KANIA
Steuerberatung für Unternehmen, Selbstständige, Privatpersonen und Organisationen – in Neumarkt und deutschlandweit.
Stand: 4. Oktober 2026
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Einordnung statt Informationsflut
Was bedeutet das im konkreten Fall?
Die Rechtslage wirkt sich je nach Betrieb, Rechtsform und Abläufen unterschiedlich aus. Dieser Beitrag gibt eine erste Orientierung, ersetzt aber keine individuelle steuerliche Prüfung.
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