Allgemein
Reisekosten: Verpflegungsmehraufwand, Dreimonatsfrist, Nachweise
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Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG, Mahlzeitenkürzung, Dreimonatsfrist und der richtige Vorsteuerabzug bei Hotelrechnungen – Reisekosten systematisch.
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Auswärtstätigkeit als Anknüpfungspunkt
Betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeiten können Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie Verpflegungspauschalen auslösen. Fahrten zur ersten Betriebsstätte unterliegen dagegen den Regeln zur Entfernungspauschale. Bei Nutzung eines privaten Pkw können für Auswärtstätigkeiten grundsätzlich 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer oder nachgewiesene tatsächliche Kosten angesetzt werden. Bei einem betrieblichen Fahrzeug dürfen bereits erfasste Fahrzeugkosten nicht zusätzlich durch eine Kilometerpauschale doppelt abgezogen werden.
Verpflegungsmehraufwand
Für inländische Auswärtstätigkeiten gelten grundsätzlich 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit, 28 Euro bei 24 Stunden sowie je 14 Euro für An- und Abreisetage bei auswärtiger Übernachtung. Statt tatsächlicher privater Verpflegungskosten sind nur die gesetzlichen Pauschalen abziehbar. Bei Arbeitnehmern mindern vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellte Mahlzeiten die Pauschalen um 20 Prozent für Frühstück und je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen der Tagespauschale. Für Unternehmer ist die Mahlzeitengestellung gesondert einzuordnen. Bei Auslandsreisen gelten die jeweiligen BMF-Pauschbeträge.
Dreimonatsfrist
Die Dreimonatsfrist betrifft eine längerfristige Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte. Sie beginnt grundsätzlich erst bei Tätigkeit dort an mindestens drei Tagen pro Woche. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt sie neu beginnen. Fahrt- und Übernachtungskosten bleiben unabhängig davon nach ihren eigenen Voraussetzungen zu beurteilen.
Übernachtung und Nebenkosten
Übernachtungskosten sind in tatsächlicher, betrieblich veranlasster Höhe abziehbar. Enthaltene Verpflegung ist gesondert zu behandeln. Umsatzsteuerlich unterliegt Beherbergung grundsätzlich 7 Prozent; seit 2026 sind auch begünstigte Speisen als Restaurantleistung mit 7 Prozent zu beurteilen, Getränke und sonstige eigenständige Nebenleistungen grundsätzlich mit 19 Prozent. Ein Hotelfrühstück ist deshalb nicht pauschal insgesamt mit 19 Prozent anzusetzen. Reisenebenkosten wie Parkgebühren und Maut erfordern einen betrieblichen Bezug und Nachweis.
Typische Fehlerquellen
Wiederkehrend fallen auf: nicht angesetzte Pauschalen mangels Belegen, obwohl gerade kein Belegnachweis erforderlich ist; fehlende Abwesenheitsaufzeichnungen; unterlassene Kürzung bei gestellten Mahlzeiten; übersehene Dreimonatsfrist bei Dauerprojekten; sowie ungeklärte erste Betriebsstätte bei Selbständigen mit mehreren Tätigkeitsorten.
Wie Reisekosten in Ihrem Betrieb systematisch und prüfungssicher erfasst werden, richten wir gern mit Ihnen ein. Sprechen Sie uns an.
Rechtsgrundlagen und Quellen
Häufige Fragen
Welche Verpflegungspauschalen gelten?
Bei mehr als acht Stunden Abwesenheit 14 Euro, bei 24 Stunden 28 Euro, für An- und Abreisetage mit Übernachtung je 14 Euro (§ 9 Abs. 4a EStG i.V.m. § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG). Der Abzug tatsächlicher Verpflegungskosten ist ausgeschlossen.
Wie sind gestellte Mahlzeiten zu berücksichtigen?
Bei Arbeitnehmern sind vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellte Mahlzeiten grundsätzlich mit 20 Prozent der Tagespauschale für Frühstück und je 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen zu berücksichtigen. Unternehmerkonstellationen sind gesondert zu prüfen.
Wie wirkt die Dreimonatsfrist?
Die Dreimonatsfrist gilt für die längerfristige Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang; der Grund der Unterbrechung ist unerheblich.
Herausgegeben von
Steuerkanzlei KANIA
Steuerberatung für Unternehmen, Selbstständige, Privatpersonen und Organisationen – in Neumarkt und deutschlandweit.
Stand: 4. Oktober 2026
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Einordnung statt Informationsflut
Was bedeutet das im konkreten Fall?
Die Rechtslage wirkt sich je nach Betrieb, Rechtsform und Abläufen unterschiedlich aus. Dieser Beitrag gibt eine erste Orientierung, ersetzt aber keine individuelle steuerliche Prüfung.
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